WhatsApp no es un sistema de gestion de proyectos
El sistema de gestion de proyectos mas usado en la construccion latinoamericana se llama WhatsApp. Esto es lo que cuesta esa decision.
Si le preguntas a una empresa constructora mediana en Latinoamerica que sistema usa para gestionar sus proyectos, hay una respuesta que aparece con una frecuencia que sorprende la primera vez que la escuchas.
WhatsApp.
No como herramienta complementaria. Como sistema principal. El grupo donde se coordinan los contratistas. El chat donde se mandan las fotos de avance. El hilo donde el maestro de obra reporta lo que se compro. La conversacion donde alguien eventualmente pregunta cuanto llevamos gastado y alguien mas responde de memoria o busca en su Excel personal.
Por que funciona, hasta que deja de funcionar
No hay que subestimar a WhatsApp. Es una herramienta extraordinaria para lo que fue disenada: comunicacion rapida entre personas.
En los primeros meses de un proyecto pequeno, o cuando la empresa tiene un solo equipo activo y el dueno esta presente en todo, WhatsApp resuelve. La informacion fluye, los problemas se comunican, las decisiones se toman rapido.
El problema aparece cuando el proyecto crece. O cuando hay dos obras activas al mismo tiempo. O cuando alguien nuevo entra al equipo y necesita entender el contexto de una conversacion que tiene cuatrocientos mensajes. O cuando el contador necesita conciliar las compras del mes y los registros viven en hilos de chat que nadie exporto.
En ese momento, WhatsApp deja de ser una solucion y se convierte en el lugar donde se perdio la informacion.
Lo que se pierde en el chat
Hay un tipo de perdida que es visible: la foto de avance que nadie guardo, el precio del proveedor que estaba en un mensaje de hace tres semanas, la decision que se tomo en un audio que nadie transcribio.
Y hay un tipo de perdida que es invisible: el patron que no se ve porque la informacion nunca estuvo junta. La tendencia de sobre-ejecucion que se repite en cada proyecto pero que nadie ha podido identificar porque cada proyecto vive en su propio grupo. La variacion entre el avance reportado y el avance real que nunca se comparo porque los dos datos estaban en sistemas distintos.
La perdida visible es frustrante. La perdida invisible es la que cuesta dinero.
La pregunta que hay que hacerse
No es si WhatsApp es bueno o malo. Es si la forma en que se esta usando le esta costando dinero a la empresa.
Cuanto tiempo pierde el gerente de proyecto buscando informacion en chats. Cuantas decisiones se toman con datos incompletos porque la persona que tenia la informacion no estaba disponible. Cuantos proyectos terminaron con un resultado financiero diferente al esperado, y si hubiera sido posible saberlo antes.
Si la respuesta a alguna de esas preguntas incomoda, no es un problema de WhatsApp. Es un problema de sistema.
Lo que cambia con una fuente de verdad
Un sistema de gestion bien implementado no elimina la comunicacion entre el equipo. El equipo sigue hablando, coordinando, reportando.
Lo que cambia es que esa informacion deja de vivir solo en el chat. Las compras se registran en el sistema. El avance de obra se actualiza en la misma plataforma que el presupuesto. Las facturas de los contratistas se conectan con el flujo financiero del proyecto.
Y cuando alguien necesita saber como va el proyecto, no tiene que buscar en cuatrocientos mensajes. La informacion esta ahi, actualizada, accesible para quien la necesita.
Eso no es tecnologia por tecnologia. Es la diferencia entre operar con visibilidad y operar a ciegas.
WhatsApp seguira siendo util para lo que fue disenado: comunicarse. Pero la gestion de un proyecto merece algo mejor que un hilo de chat.
*Emporio centraliza la informacion de tus proyectos para que puedas tomar decisiones con datos reales, no con lo que alguien recuerda del ultimo mensaje. Escribenos si quieres verlo en accion.*